《主日学教育》 |
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聪明管理你的时间 |
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聪明管理你的时间的撇步
不要每次都要求资讯又快又多。很多人在决策前，总是想要取得越多越快的资讯，以为这样越好，越能有助于决策，实则刚好相反――这会浪费你更多的时间去消化很多没意义的资讯。
第300期EMBA(2011/8)P.19：社会学家马奇(James March)曾做过一项研究，结果显示，许多高阶主管要求的资讯量，往往比实际需要多很多。
马奇的研究发现：这样一来，就产生时间的浪费。部属需要花很多时间去准备过多的资讯；而主管拿到资讯之后也要花更多的时间来消化资讯。
最理想的状况是，每个资讯都有设定需要被使用的时间，部属才不会十万火急的赶着准备资讯，等资讯提供出来以后，却躺在那里没人使用，等真正需要用到时，又已过时。
对耗费时间较久的事，要多重规划。比如说出差，越远距离的出差，越要想清楚：还有没有那些地方可以顺便跑一趟？还有没有那些事情可以顺便去办？时间越靠近的两趟出差，有没有可能并为一趟出差？地点越靠近的两趟出差也一样？这同时可以节省时间，也可以节省差旅成本
第300期EMBA(2011/8)P.47：为什么49岁的摇滚乐手邦乔飞，过去一年赚的比新生代超级偶像小贾斯汀还多？因为邦乔飞在安排演唱会时，会尽可能在同一个地点多唱几场。他说：不是我故意锱铢必较，只是讲求时间的效率是比较聪明的做事方法。(取材自Forbes富比士杂志)
讲 授 大 纲
时间管理的绩效如何判定。
如何提高时间管理的效能。
建立对于时间的正确观念和态度。
成为时间管理的高手。
时间管理的绩效如何判定？
1.评估时间管理的绩效，不是要看你是否能够在同一时间同时做很多事，而是要看你是否能如期完成任务。
所以同一时间尽可能不要做两件事，乃要专注。更不要每件事都做到last mile，然后就搁着。(行百里者半九十也)所以一心不要二用，不要在做第一件事时，同时又分心去想第二件事，结果导致第一件事没做好、没能如期完成；而第二件事又没时间去做。
2.评估时间管理的绩效，不是要看你是否能比别人用更短的时间完成任务，而是要看你能否从容不迫。
有许多人以为完成每件事的时间越短越好。结果虽然达到目标了，但是因此反而成天紧张兮兮，把其他时间都浪费掉了，导致一整天总体完成的事项反而不如别人。所以我们固然要尽可能和别人用同样的时间来完成任务，但还要在整个过程从容不迫，才是时间管理的高手。(这样也才能兼顾到品质)
3.要提高时间管理的绩效，不是要给自己很强烈的时间紧迫感，而是要让自己从头到尾都以同样效率(速度)来运用时间，让自己一直保持稳定的节奏感，从而有最佳的续航力。
所以一曝十寒绝对不是好的时间运用方式。所以虎头蛇尾也不是好的时间运用方式。走走停停、忽快忽慢、先快后慢、先慢后急等等，都不是好的时间运用方式。
如何提高时间管理的效能？
要提高时间管理的效能，首先最要克服的就是做事拖拖拉拉的习惯。而要克服这样的习惯、毛病，就需要知道其成因。从而再针对这些成因，对症下药来改进之。
我们做事为什么会拖拖拉拉？因为我们总是过于仔细的订定一些计划。有的人连每一枝铅笔都要削好，每一张桌子都要排好，每一个已经弯曲的回纹针都必须挑出来丢掉等等，然后才能开始办公、做事。如果你每天早上都要这样仔细的准备好一切，才能去上班，你肯定每天都迟到。如果你每天都要这样才开始办公，时间管理绩效当然不佳。这不是说计划不重要，更不是说我们做事不需要事先规划。但是，计划永远赶不上变化，所以事先的规划要适可而止，赶快开始做才最重要。因为执行的过程，计划一定会一改再改的。
因为我们总是在『等』。『等』是时间管理绩效最大的敌人。总是在『等』的人，将一事无成。总是在『等』的人，每一天都将一事无成。总是在『等』的人，这一生都将一事无成。也许我们是在等最好的时机(时间点)出现，然后才要来办这件事。也许我们是在等最好的情境因素(条件)出现，然后才要来办这件事。也许我们是在等人手到齐或资源更充足，然后才要来办这件事。问题是，如果你不赶快开始做，你那里知道什么时间点才是最好的时机？问题是，如果你不着手进行，你那里知道什么情境因素(条件)才是最合适的？问题是，如果你不着手进行，可以帮助你的人手或资源，怎么会靠拢过来帮你呢？
所以你的问题都必须开始做才能有答案。因为我们总是低估了做某件事所需的时间，所以总以为还来得及。所以我们总以为明年、下个月、下个礼拜、明天、下一分钟、下一秒钟再来做就来得及，于是事情就永无止境的被拖延下去。
我们不是说就要整天紧张兮兮的，但是，我们一定要保持剑及履及的习惯，想到就做。如果我们总认为等一下再做就可以了，那这件事就永远没有机会被完成了。所以我们应该要养成一个习惯：每件事都应该要立刻去做，否则就可能来不及了。只要你想到，而且当下刚好有时间，就去做。
因为我们对很多属于我们份内的事、我们应该完成的任务，嗤之以鼻或掉以轻心。我们总认为这些事没什么大不了，或者根本认为这些事不值得去做，所以我们当然会拖一天算一天，根本没有去完成它的动力。然后我们对其它很多事情，也都会一路一直拖拖拉拉下去。
因为人都是有惰性或投机的心理。
所以我们基本上总是会想拖延下去。我们会想说，运气好的话，搞不好还可以逃过一劫，最后根本就不必去做了。或者运气好的话，也许我们也可以拣现成的。于是此后我们就会更加拖拖拉拉了。
因为人都讨厌不舒服的情况。
所以我们都想避免不愉快的经验，而做事难免会遇到不舒服、不愉快的状况，所以我们先天上都不会想做事。我们也都不喜欢做事过程中那种不确定或者枯燥乏味的状态，所以干脆就不断拖延时间，不去开始做应该需要立刻进行的事。
因为人都怕做不好，怕失败，更怕后悔莫及，所以总是要拖延到万不得已，才愿意开始真正去做一件事。因为我们有时候也不喜欢真的把事情做好，不喜欢成功，因为成功往往会带来更重的责任，所以我们潜意识里会不想去做事，因为做得好也不快乐，做不好更痛苦，所以干脆什么事都不做。
还有一个会拖拖拉拉的原因是诱因不足，让我们没有很强烈的执行意愿，没有立刻去做的决心，因为做完之后好像也不会更好。最后一个会让我们做事拖泥带水、拖拖拉拉的原因，是我们的叛逆性，为什么要我做？为什么要照你所安排的时间去做？为什么非这样做不可？难道就不能拖延一阵子吗？难道明天再做天就会蹋下来吗？
如何克服拖拖拉拉的习惯？
做事情当然还是要有所规划，但是也不要过于仔细的规划。
因为不论我们再如何仔细的规划，最后计划总是赶不上变化，我们还是得一改再改。因此，倒不如适度的规划后，就赶快开始进行、赶快开始做，这比什么都重要。一边做、一边再继续做必要的修正，绝对比一开始就希望做出最完美的规划还重要。
估算一下拖拖拉拉的成本：
计算一下你可能因此而失去的机会，你可能因此而导致的损失等等。最重要的是，太快去做一件事当然还是有可能让你后悔莫及；但是不能及时去处理一件事，让你后悔莫及的可能性更高。
创造出一个更容易着手的出发点：从计划最容易执行的点开始做起，或者从最有意义的点做起，或者从你最喜欢的点做起等等。把事情分段处理。尽可能把事情分解成每天可以完成的一个小段落，然后要求自己每天处理一部份、绝不拖延；万一不小心有一天误了事，第二天也很容易补回来，这样就不致于拖拖拉拉不去处理了。
给自己必要的奖励与惩罚：如果自己能够及时去处理某一件事，或者甚至提前完成某一件事，就好好的犒赏自己一番；反之，若是自己拖泥带水、拖拖拉拉，就给自己一些惩罚。若是怕自己决心不够，那就干脆和别人订约，让别人来替你执行这些奖励或惩罚，所以你就再也没有藉口，更不能后悔，只好赶快去做就是了。
刻意去对外做出一些命令式的(绝对的)承诺，以致于你没有机会后悔或拖延，只好赶快去做。比如说，你刻意在公开场合承诺说，没问题，我一定在下礼拜三之前如何如何，即使台风、地震齐来，我都保证不黄牛；并且让越多人听到越好，并且让你自己在做此承诺时的口气，是很绝对的，所以没有任何藉口可以再去拖延。
在潜意识里不断提醒自己。
比如说在你的电脑的桌布或桌面上放上这件事。
你的MSN的自我设定也写上这件事。
你每天必定打开的档案一打开也会跳出这件事等等。
连你的手机铃声都可以成为一种提醒。
在无意识的状态下思考疑难杂症。我们每一天都有很多例行的事要处理。许多时候我们处理这些例行的事，是自然的反射动作，不需要特别花脑筋；所以这时候你就可以将脑筋花在别的事情上，你就可以开始想一些疑难杂症该怎么处理。这样最能善用时间。阿基米得原理不就是阿基米得在洗澡时得到的灵感吗？洗澡不需要运用大脑，所以洗澡时可以想别的。当你要去睡觉的时候，特别是你真的已经很困的时候，你开始想这件事该如何处理，一边想，一边就迷迷糊糊的睡着了。
或者是当你在听音乐的时候(假设你每天都有听一段音乐的习惯)，一边听音乐，一边随手拿起纸和笔，随便涂鸦，只要想到这件事可以如何处理，立刻把它写下来，只要出现好的点子你当然就会立刻去处理了。
建立对于时间的正确观念和态度
时间是最珍贵的资源，因为时间一去总不复返。所以浪费时间是最糟糕的事，因为永远没有机会再去挽回。时间从来不会等我们。所以我们当然也不应该去等时间，等明天我就开始来做，等一下我就开始来做，再等一会儿我一定会去做的，这些都是错误的观念，只要有『待处理』的事项，最正确的态度是立刻去做。事情不是要等到东风来了才能做，刚好相反，在东风来之前你必须先使万事皆备。如果你总是想等东风来了才要开始准备做事，那已经来不及了。
事情不是要等到我有十足把握再去做才能做好，事情是要边做边学、才能做好，如果我想等到有十足把握才去做事，我一辈子什么事也不能做，我乃是应该抱持着边做边学、边做边检讨的态度，赶快开始做，才能做好。任何事都立刻去做、不断的做事的人才能学习把事情做好，才能真正把事情做好。不停的在想如何把事情做好的人，一辈子也无法把事情做好。想要学游泳，最好的方法是立刻下水，而不是在岸边学习，希望有把握不会沉下去再去下水，这样的人一辈子也学不会游泳的。
说一尺、不如做一寸，想一丈、不如做一尺，任何事都立刻去做的人才是伟大的人。追二兔不如追一兔，不要想在同一时间完成太多事情，一个时间只做一件事最不会拖拖拉拉。立刻去做、提前把事情做完，远比把事情做到多完美更重要，对别人的贡献更大。这不是说品质不重要，乃是我们不论早或晚完成一件事，品质其实都是差不多的，我们拖延事情完成的时间，很少相对提升了品质。
时间是有限的，人也是有限的，所以千万不要过度的承诺，千万不要把自己当超人，随随便便承诺一大堆事，否则你一件事也做不成。所以要善于管理时间、要能及时完成任务，不是要把一天当两天用，乃是要把两天当一天计算，一天当半天计算，半天当两小时计算，预留弹性，预计两小时可以完成的事，你要提前半天来做，余依此类推，这样你才能成为时间管理高手，总是不会误事。
成为时间规划与管理的高手
总是做好事情的规划
总是做好时间的分配
总是按部就班的执行
总是保持弹性与从容不迫
总是专注于当下该做的事
总是先把该做的事情做完再想其他的事
总是不因为只剩一哩路(last mile)而有所耽延
无论如何总是让事情有所进展
无论如何总是要完成一些事情
无论如何总是今日事、今日毕
无论如何总是不寄望于明天
无论如何总是不放弃、不半途而废
要积极却不是急躁，要行动却不是草率莽撞
总是好整以暇、常做白日梦却不致一事无成
卡尔．桑德堡（Carl Sandburg，1878～1967）是着名美国诗人、历史学家和传记作家。 曾获得普立兹奖(Pulitzer Prize)等多种文学奖。 所着《林肯传》一书更备受推崇。他曾说过一句名言：“Nothing happens unless first a dream.” (除非先有梦，否则没有任何事会发生。) 他还说过另外一句名言：“The time for action is now. It‘s never too late to do something.” (现在就是应该采取行动的时候，现在去做任何事都不会太迟)
所以鼓励大家，人生的梦想之所以能实现，就是要立刻采取行动，立刻去做；成为时间规划与管理的高手，不但工作轻松愉快，而且愿望才能实现。欢迎上网提问e：http://www.seewant.org 猫头鹰信箱
附录：18分钟做好日程管理
取材自EMBA杂志2009/11第279期P.136
第一步：上班前，花五分钟排定一天的计划。
第二步：每个小时花一分钟重新聚焦。(重回轨道)
第三步：下班时，花五分钟检讨。
五分钟+(一分钟*8小时=8分钟)+五分钟=18分钟
每天花18分钟，让你更能把握其他的462分钟。
(60分钟*8小时=480分钟)-18分钟=462分钟。
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